Doręczenia elektroniczne – nowe obowiązki przedsiębiorców, urzędów i samorządów

W dniu 1 lipca 2021 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych , nakładająca szereg obowiązków na przedsiębiorców, administrację rządową i samorządową. Podstawowym założeniem ustawy jest wprowadzenie nowego modelu korespondencji z urzędami i samorządami. Ma on być elektroniczny i bezpłatny dla obywateli i przedsiębiorców. Nie znaczy to jednak, że już od wejścia w życie ustawy tak się stanie, gdyż przewiduje ona wiele etapów, a cały proces ma się skończyć dopiero 1 stycznia 2029 r.

Wprowadzenie nowego modelu doręczeń ma realizować standardy wskazane w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73).

Baza adresów elektronicznych

Nowym podstawowym i domyślnym sposobem dostarczenia korespondencji będzie postać elektroniczna poprzez usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia). Dotyczy to zarówno korespondencji od podmiotów prywatnych do organów administracji, jak i w drugą stronę. Zgodnie z informacjami na stronach rządowych „usługi publiczne w formie cyfrowej (e-Usługi) powinny stanowić domyślną formę komunikacji obywateli i przedsiębiorców z administracją, będąc wygodną alternatywą dla tradycyjnej formy papierowej” .

W tym celu ma zostać stworzona przez ministra właściwego do spraw informatyzacji baza adresów elektronicznych. W bazie znajdą się zarówno adresy elektroniczne podmiotów publicznych jak i prywatnych. Przy czym część podmiotów prywatnych, przede wszystkim przedsiębiorcy, a także zawody zaufania publicznego, będzie zobligowana do wskazania takiego adresu. Inne osoby, w tym także osoby fizyczne, będą miały taką możliwość.

Utworzone skrzynki mają służyć do wymiany korespondencji ze wszystkimi urzędami. Użytkownik skrzynki po zalogowaniu się będzie miał możliwość odczytania otrzymanej korespondencji oraz wysłania pisma do urzędu. Użytkowanie skrzynki daje również możliwość przeglądania archiwalnej korespondencji z administracją publiczną.

Przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego

Lista podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu do e-Doręczeń obejmuje przede wszystkim przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Są na niej również adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze i radcowie Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej. Te ostatnie osoby w okresie niewykonywania zawodu są zwolnione z obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń.

Inne osoby fizyczne, a także prawne, jak stowarzyszenia i fundacje nieprowadzące działalności gospodarczej, mogą na swój wniosek uzyskać dostęp do skrzynki do doręczeń elektronicznych.

Co do zasady raz dokonany wpis jest bezterminowy. Wyjątkiem są wpisy dokonywane na rzecz osób fizycznych, które będą wygasać po 3 latach. Jeżeli zainteresowana osoba złoży oświadczenie o jego przedłużeniu, nastąpi to na okres kolejnych 3 lat.

Jeden podmiot będzie mógł mieć tylko jeden adres wpisany do bazy. Z wyjątkiem osób fizycznych takich jak adwokaci, radcowie prawni, notariusze, którzy mogą mieć jeden adres służbowy oraz drugi na potrzeby prywatne. Każdy podmiot niebędący osobą fizyczną będzie obowiązany wskazać także administratora, a więc konkretną osobę odpowiedzialną za doręczenia. Nie musi to być osoba uprawniona do reprezentowania danego podmiotu, np. członek zarządu – może to być pracownik lub inna osoba. Rola administratora polegać będzie na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji oraz przydzielaniu innym osobom uprawnień do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń...

Cały artykuł pt. "Doręczenia elektroniczne – nowe obowiązki przedsiębiorców, urzędów i samorządów" przeczytasz w serwisie rp.pl