Rewolucja w prawie pracy 2026

Zmiany te wiążą się z wyższymi kosztami zatrudnienia oraz obowiązkami administracyjnymi, co pozostaje nie bez znaczenia dla kalkulacji kosztów pracy w zamówieniach publicznych. Firmy muszą bowiem przygotować się na wyższe koszty zatrudnienia i nowe obowiązki administracyjne, co wymagać będzie dokładnej analizy ofert, zwłaszcza w kontekście zapewnienia zgodności z nowymi, wyższymi standardami dla pracowników. 

Wybrane zmiany w 2026 roku:

Aktualizacja wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej

Dnia 1 stycznia 2026 r. wejdzie w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w roku 2026, na mocy którego w porównaniu z 2025 r.:

• minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie z 4.666,00 PLN do 4.806,00 PLN brutto
• minimalna stawka godzinowa wzrośnie z 30,50 PLN do 31,40 PLN brutto

Wzrost całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika 

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika stanowi sumę wszystkich wydatków, które pracodawca zobowiązany jest ponieść w związku z zatrudnieniem danej osoby. Koszt ten obejmuje nie tylko wynagrodzenie brutto pracownika, ale także finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W 2026 r. zatrudniając pracownika na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem za pracę (4806,00 PLN brutto), nie oferując przy tym żadnych dodatkowych benefitów, całkowity koszt jego zatrudnienia wzrośnie:

• z 5.691,59 PLN do 5.862,37 PLN brutto dla pracowników objętych systemem PPK
• z 5.621,60 PLN do 5.790,28 PLN brutto dla pracowników nieobjętych systemem PPK

Aktualizacja zasad liczenia stażu pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy, przewiduje możliwość zaliczenia do stażu pracy okresów przepracowanych m.in. na umowach cywilnoprawnych i prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Wprowadzone zmiany będą miały wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego (z 20 do 26 dni), prawo do dodatku stażowego, czy nagrody jubileuszowe. Staż pracy potwierdzi odpowiednie zaświadczenie z ZUS. Jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie będzie w stanie wydać takiego dokumentu, pracownik będzie mógł udokumentować swoje okresy pracy własnymi dokumentami. Nowe przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a w sektorze prywatnym po 6 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy do przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę

Dnia 4 grudnia 2025 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt ustawy o reformie Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, który zakłada wyposażenie okręgowych inspektorów pracy w kompetencje do wydawania decyzji administracyjnych o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych (czyli umów zlecenia i umów o dzieło) oraz B2B w umowy o pracę w przypadku uznania, że faktyczny sposób wykonywania pracy ma cechy stosunku pracy, o którym mowa w art. 22 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. 

Przedmiot badania PIP obejmować będzie wówczas kwestie związane m.in. z:

• podporządkowaniem pracownika
• miejscem świadczenia pracy
• czasem i organizacją pracy
• odpowiedzialnością za pracę

Celem reformy jest wzmocnienie roli Państwowej Inspekcji Pracy w skutecznym egzekwowaniu prawa pracy.

Jak przygotować się na nadchodzące zmiany w prawie pracy w 2026 r. pod kątem kalkulacji ofert w zamówieniach publicznych?

Możliwość reakcji na zmiany w prawie pracy z odpowiednim wyprzedzeniem wiązać należy nie tylko ze spokojem wykonawcy, ale również możliwością uzyskania przez niego realnej przewagi konkurencyjnej. 

W kontekście zamówień publicznych warto już teraz pamiętać o:

1. dostosowaniu zapisów regulaminu pracy i wynagradzania do nowych zasad liczenia stażu pracy, wynagrodzeń i równego traktowania, w tym nowych uprawnień ze strony PIP;
2. organizacji systemu gromadzenia i weryfikacji dokumentów potwierdzających okresy pracy, które dotychczas nie były ewidencjonowane;
3. weryfikacji i uporządkowania umów B2B i umów cywilnoprawnych;
4. aktualizacji umów i aneksów – szczególnie u pracowników, których obejmuje podwyżka wynagrodzenia w związku z nową stawką płacy minimalnej,

Konsekwencje nieuwzględnienia lub nieprawidłowego uwzględnienia zmian w prawie pracy przy kalkulacji ceny oferty

Zgodnie z art. 224 ust. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

W takim przypadku wyjaśnienia te mogą dotyczyć w szczególności zgodności ceny oferty z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz. 1667) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie.

Jeżeli natomiast z wyjaśnień wykonawcy będzie wynikało, że koszty pracy są poniżej przewidzianego prawem, minimalnego wynagrodzenia w przypadku umów o pracę lub poniżej minimalnej stawki przy umowach zlecenia, to zamawiający będzie zobowiązany podjąć odpowiednie działania korygujące. Każdorazowo wymaga to indywidualnej oceny okoliczności faktycznych i przedstawionych dowodów, przy czym nie można wykluczyć zastosowania najsurowszej sankcji, w tym odrzucenia oferty.